Requisitos para tramitar el certificado de firma electrónica o digital

En la actualidad, el avance de la tecnología nos permite gestionar todo tipo de trámites de forma online desde casa. Esto ha traído muchas ventajas y beneficios, especialmente para quienes no desean pasar mucho tiempo en largas colas.

Sin embargo, muchos de estos trámites exigen una autentificación de identidad y confiabilidad que podemos tener con una firma electrónica. A continuación, te explicamos todo lo que necesitas saber sobre la firma electrónica. No te pierdas esta guía. Ahórrate tiempo y dolores de cabeza.

¿Qué es la firma electrónica o digital?

Estas firmas son utilizadas para mantener segura la comunicación electrónica mediante la certificación de identidades de manera electrónica o digital. Permiten hacer gestiones por internet con facilidad, comodidad y la máxima seguridad.

El Reglamento (UE) Nº 910/2014 del Parlamento Europeo y del Consejo establece que la firma electrónica son un conjunto de datos en formato electrónico que se anexan a una información para certificar un procedimiento. Esta se utiliza para fundamentos legales, ya que tiene validez jurídica.

Por otro lado, la firma digital se refiere a los caracteres que se colocan en un documento para identificar al firmante y darle así validez al documento. Está basada en el sistema PKI (Criptografía de Clave Pública) y tiene certificado oficial por parte de una Institución que le da validez.

¿Qué puedo hacer con la firma electrónica?

Con la firma electrónica, puedes firmar todo tipo de documentos incluso las empresas la emplean en sus procesos legales y comerciales. También permite realizar trámites públicos y firmar contratos, formularios y autorizaciones de forma online. Algunos de los usos más frecuentes son:

  • Firmar correos electrónicos, contratos o facturas.
  • Solicitar certificados de antecedentes penales, de empadronamiento o de nacimiento.
  • Comprobar propiedades en el catastro.
  • Consultar títulos universitarios, puntos de carnet, posición en bolsas de empleos públicas, vida laboral en la Seguridad Social, el tiempo restante para la jubilación, multas de circulación, asignación de colegios electorales y más.
  • Pedir ayudas y subvenciones.
  • Declaración de impuestos.

¿Puedo hacer lo mismo con mi DNI electrónico?

También puedes usar el DNIe para realizar la autenticación de identidad, firmar de forma electrónica, certificar integridad de documentos y como pasaporte de viaje. Por lo tanto, el DNIe sí permite hacer lo mismo que la firma electrónica.

¿Es lo mismo que certificado digital?

El DNI electrónico es un medio por el que se puede usar un certificado digital, pues este se almacena en el chip del DNIe y certifica tu identidad. Hay que decir que el DNIe es exclusivo para ciudadanos españoles y de la Comunidad europea.

¿Qué requisitos debe tener la firma electrónica?

El Reglamento (UE) N° 910/2014 establece los requisitos que debe cumplir la firma electrónica y las diferentes formas de realizarla. La más empleada es la firma electrónica avanzada, la cual debe:

  • Identificar al firmante.
  • Tener vinculación de forma única con el firmante.
  • Ser creada con datos de alto nivel de confianza al que sólo el firmante tenga acceso.
  • Tener relación con los datos firmados para detectar cambios.

Gracias a estos requisitos indispensables, se asegura que los emisores y receptores de la información sean autenticados y con acceso único.

Requerimientos para la firma electrónica mediante certificado

Este tipo de firma es la que ofrece el mayor nivel de seguridad y su uso es únicamente para trámites relacionados con las administraciones públicas. Para esta firma electrónica compleja, se debe cumplir con los siguientes requisitos:

  • Identificación del firmante.
  • Garantizar la integridad de documentos.
  • Asegurar que en el origen no exista repudio.
  • Tener la participación de un tercero de confianza.
  • Basarse en un certificado electrónico reconocido.
  • Generarse mediante un dispositivo de creación de firma que cumpla con el artículo 24 de la Ley 59/2003 de Firma Electrónica.

Requisitos y documentos para tramitar mi firma electrónica para personas físicas

Solicitarla no es tan complicado, ya que tanto ciudadanos españoles como extranjeros pueden tramitar la firma electrónica. Estos son los requisitos establecidos para personas naturales:

  • Tener DNI o NIE.
  • Ser mayor de edad o menor de edad emancipado.

Documentos necesarios para ciudadano español:

  • Código de solicitud enviado al correo electrónico.
  • Identificación como DNI, pasaporte o carnet de conducir.

Documentos necesarios para ciudadano extranjero:

  • Código de solicitud enviado al correo electrónico.
  • Identificación como NIE, Certificado de Ciudadano de la Unión, Documento oficial de concesión del NIF/NIE junto al pasaporte o Tarjeta Roja que conste el NIE junto al pasaporte.

Cómo y dónde solicitar mi firma electrónica

Existen dos opciones para obtener la firma electrónica. Una es mediante un software que se instala en el ordenador y la otra es empleando el DNI electrónico. Estos son los pasos que debes seguir:

Software

Este trámite requiere la presentación obligatoria del solicitante en una de las Oficinas de Registro para validar su identidad. Algunas de las oficinas donde se puede solicitar son las pertenecientes a la AEAT y a la Seguridad Social. El proceso consiste en:

  • Instalar el software en el ordenador personal. Este programa se descarga por Internet en la sede electrónica de la FNMT.
  • Solicitar el certificado en la misma sede electrónica de la FNMT y establecer la cita si la oficina lo exige.
  • Acudir a la Oficina de Registro con los documentos necesarios para validar la identidad.
  • Descargar el Certificado de usuario e instalarlo.

DNIe:

Si se cuenta con un DNI electrónico, el proceso es más sencillo, pues no se necesita validar la identidad personalmente en ninguna oficina. Todo el proceso se realiza de forma online en la Sede Electrónica de la FNMT siguiendo estos pasos:

  • Descargar e instalar el programa en el ordenador del solicitante.
  • Realizar la solicitud del certificado de manera online.
  • Al recibir el correo electrónico, se debe descargar el certificado e instalarlo.

Requisitos y documentos para renovar la firma electrónica

El requisito para la renovación es que no haya sido revocado y se debe realizar la solicitud durante los 60 días antes de la fecha de caducidad. El proceso es muy similar al que se hace para obtenerla por primera vez.

Si mantienes el mismo certificado digital o DNIe y no has renovado antes, no necesitarás validar de nuevo tu identidad. En caso de tener que hacerlo, debes presentar en las Oficinas de Registro los siguientes documentos:

  • Código de solicitud enviado al correo electrónico.
  • Identificación válida para ciudadano español o extranjero.

¿Qué trámite debo hacer para renovarla? ¿Cómo y dónde?

El trámite es el mismo que para la solicitud por primera vez. Se debe descargar el programa en el ordenador, solicitar la renovación utilizando el Certificado FNMT y descargar el certificado e instalarlo.

Todo este proceso se realiza por Internet accediendo a la Sede Electrónica de la FNMT. Si has cambiado de certificado digital, DNIe o ya lo habías renovado, tienes que presentarte en las Oficinas de Registro para que validen la gestión.

Qué es Autofirma?

El Ministerio de Hacienda y Administraciones Públicas desarrolló el programa Autofirma para firmar documentos con certificados digitales instalados en un ordenador.

Esta herramienta actualmente se puede utilizar en todos los sistemas operativos de ordenadores. Se puede obtener el software de Autofirma en versión para Windows, Mac o Linux.

¿Qué necesito para usar Autofirma? Requisitos

Para instalarlo en el ordenador, este debe contar con los siguientes requisitos:

Sistema operativo y navegador web:

La versiones mínimas de sistemas operativos compatibles con Autofirma son:

  • Microsoft Windows 7 o superior de 32 o 64 bits.
  • Apple OS X Yosemite o superior.
  • Linux Guadalinex Ubuntu.

Navegador web:

Las versiones mínimas en navegadores compatibles con Autofirma son:

  • Google Chrome 46
  • Mozilla Firefox 41.0.1
  • Microsoft Edge v20
  • Microsoft Explorer 8
  • Apple Safari 9.0

¿Cómo funciona la Autofirma?

La aplicación puede firmar cualquier documento utilizando los certificados instalados en el ordenador. Hay que elegir los ficheros que se quieran firmar y seleccionar la opción “Firmar”.

Esta herramienta permite colocar tanto firmas visibles como invisibles, e incluso se pueden añadir marcas. También cuenta con una opción para previsualizar la firma y elegir el área del documento donde se colocará.

¿Qué es la firma Cl@ve?

Es una plataforma que permite realizar firmas electrónicas utilizando certificados centralizados custodiados por la DGP y la GISS. Mediante esta herramienta, se puede efectuar con seguridad la identificación y autenticación que se requieren en este tipo de procesos electrónicos.

¿Para qué sirve?

Este tipo de firma tiene carácter legal, por lo que sirve para firmar cualquier tipo de documento electrónico. Solo se requiere tener un dispositivo con conexión a Internet para acceder al sistema sin utilizar ningún otro equipo adicional.

¿Cómo se utiliza?

Para utilizarla, debes registrarte en el sistema Cl@ve y darte de alta en el sistema Cl@ve Permanente. Una vez realizado este proceso ya podrás firmar mediante esta plataforma:

  • Identificarte mediante su DNI/NIE y la contraseña previamente establecida.
  • Seleccionar el trámite a realizar.
  • Si el trámite es de seguridad alta, introducir la clave de un solo uso (OTP) enviada al número telefónico registrado.
  • Cumplimentar los requisitos de acuerdo al trámite seleccionado.
  • Solicitar los certificados centralizados.
  • Firmar introduciendo la contraseña personal y la clave OTP recibida previamente.
  • Descargar el comprobante del trámite realizado.

¿Cómo firmar documentos con mi firma digital?

Cuando gestionamos trámites administrativos de forma online, el mismo proceso incluye la solicitud de la firma digital. No obstante, para firmar otros documentos como PDF o Word se deben seguir otros pasos. En el caso de usar Autofirma tienes que:

  • Iniciar la aplicación
  • Seleccionar el fichero o documento a firmar.
  • Marcar la opción “Hacer la firma visible”.
  • Hacer clic en el botón “Firmar fichero”.
  • Seleccionar el área donde va la firma en el documento.
  • Presionar en “Siguiente”.
  • Escoger el certificado a utilizar.
  • Guardar el archivo.

¿Cómo firmar PDFs?

Si tienes certificados instalados en el ordenador puedes emplear el programa Adobe Acrobat Reader DC. Para ello, es necesario tener actualizada la lista de certificados raíces en Adobe y seguir los siguientes pasos:

  • Abrir el documento
  • Seleccionar Herramientas y luego Certificados.
  • Hacer clic en “Firmar digitalmente”.
  • Marcar el área en el documento donde firmar.
  • Elegir el certificado
  • Pulsar en “Firmar”.
  • Guardar el archivo.

¿Cómo puedo poner mi firma en un documento de Word?

Para firmar documentos en Microsoft Office, concretamente en Word, es imprescindible que antes agregues una firma de certificados. Para ello, debes crear una línea de certificado siguiendo estos pasos:

  • Ir a la pestaña “Insertar”.
  • En la sección Texto, seleccionar “Línea de firma”.
  • Hacer clic en “Línea de firma de Microsoft Office”.
  • Escribir la información requerida en el cuadro de diálogo abierto.
  • Activar las casillas en el cuadro de diálogo según se requiera.

Una vez configurada la línea de certificado, ya podrás firmar digitalmente cualquier documento Word para autentificarlo e identificarte como autor. Para ello, debes agregar la línea de firma y después firmar de la siguiente manera:

  • Abrir el documento.
  • Ir a la pestaña “Insertar”.
  • Seleccionar en el apartado Texto la opción “Agregar una línea de firma”.
  • Llenar los datos pertinentes en el cuadro para configurar la línea de firma.
  • Por último, hacer clic en el botón “Firmar”.

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